Kontaktpersonenermittlung am KIT

English version below

Das Robert-Koch-Institut (RKI) hat am 31.03.2021 die Definition für Kontaktpersonen verschärft. Hintergrund ist die deutlich höhere Ansteckungsfähigkeit durch die dominierende englische Variante. Es gibt nur noch "enge Kontaktpersonen", der Begriff der Kontaktperson Kategorie 1 oder Kategorie 2 entfällt!

Aufgrund der Überlastung der Gesundheitsämter (GA) gibt es häufig längere Wartezeiten bis zur Information über die Testergebnisse (mehrere Tage). Dies hat zur Folge, dass infektiöse Personen dadurch spät erkannt werden und u.U. bereits weitere Personen infiziert haben.

Enge Kontaktpersonen werden somit ggf. verspätet informiert, die Quarantäneanordnung verzögert sich, potentiell selbst bereits infektiöse Kontaktpersonen werden nicht zum frühestmöglichen Zeitpunkt isoliert.

Daher geben wir Ihnen hiermit eine Empfehlung an die Hand, um bei zu erwartender Eingruppierung als enge Kontaktperson, aber noch ausstehender Mitteilung des Gesundheitsamtes handlungsfähig zu sein:

Beschäftigte, die voraussichtlich als enge Kontaktperson einzustufen sind: Die Vorgesetzen untersagen nach Absprache mit MED die Anwesenheit am KIT und raten nachdrücklich zur häuslichen Isolation für 14 Tage an (analog zur Quarantäne durch das Gesundheitsamt), sofern zwischenzeitlich keine anders lautende Anordnung durch das Gesundheitsamt erfolgt.  Es ist eine möglichst schnelle Umsetzung anzustreben, um Ansteckungen im Umfeld zu vermeiden. Da diese schnelle Umsetzung bei Überlastung der Gesundheitsämter oft nicht möglich ist, soll die KIT-interne KP-Ermittlung dazu beitragen, mögliche Infektionen zu vermeiden.

Beschäftigte, die weniger engen Kontakt hatten, können weiterhin ans KIT kommen. Aber: Information zu COVID-19, Empfehlung zu Kontaktreduktion durch die Vorgesetzten und Vorgehen bei eintretender Symptomatik.

Für Kontaktpersonenermittlung definierter Beginn des infektiösen Zeitintervalls:

Positiv getestete/r Mitarbeiter/in hat Symptome:
Relevant sind die Kontakte, ab 48 Stunden vor Auftreten der ersten Symptome.

Positiv getestete/r Mitarbeiter/in hat keine Symptome:
Wenn keine weiteren Informationen zur Infektionsquelle des asymptomatischen Falls vorliegen, sind Kontakte für das Zeitintervall von 48h vor Entnahme des Abstrichs nachzuverfolgen.

Definition enge Kontaktpersonen:
  1. Enger Kontakt (< 1,5 m, Nahfeld) länger als 10 Minuten ohne adäquaten Schutz (adäquater Schutz = Fall und Kontaktperson tragen durchgehend und korrekt MNS (Mund-Nasen-Schutz) oder FFP2-Maske.
  2. Gespräch mit dem Fall (unabhängig von dessen Dauer) ohne adäquaten Schutz (adäquater Schutz = Fall und Kontaktperson tragen durchgehend und korrekt MNS (Mund-Nasen-Schutz) oder FFP2-Maske.
  3. Gleichzeitiger Aufenthalt von Kontaktperson und Fall im selben Raum mit wahrscheinlich hoher Konzentration infektiöser Aerosole, unabhängig vom Abstand für > 10 Minuten, auch wenn durchgehend korrekt MNS (Mund-Nasen-Schutz) oder FFP2-Maske (außerhalb des Arbeitsschutzes) getragen wurde.

Vom RKI empfohlenes Management von engen Kontaktpersonen:
Häusliche Absonderung für 14 Tage (Quarantäne). Eine Verkürzung der Quarantäne durch einen negativen Test (sog. Freitesten) ist nicht möglich.

Fallkonstellation:

Mitarbeiter/in teilt seiner/ihrer OE mit, dass er/sie positiv auf SARS-CoV-2 getestet wurde

OE-Leitung oder zuständige Abteilungs-/Gruppenleitung klärt mit dem/der erkrankten/infizierten Mitarbeiter/in

  • Einverständnis, dass enge Kontaktpersonen (und nur diese) und MED informiert werden (Bestätigung des/der Mitarbeiter/in per E-Mail besser als nur mündliche Äußerung).
  • Wann der für Kontakte am Arbeitsplatz relevante Zeitraum begonnen hat (48 h-Regelung, s. oben).
  • Ob das zuständige Gesundheitsamt sich bereits bei dem/der erkrankten/infizierten Mitarbeiter/in gemeldet hat.
    • Ja: hat der/die Mitarbeiter/in bereits Angaben zu Kontaktpersonen am Arbeitsplatz gemacht, ist aufgrund der Angaben zur erwarten, dass es eine Einstufung als enge Kontaktpersonen gibt? Wenn ja, welche, hat der/die Mitarbeiter/in schon Kontaktdaten ans Gesundheitsamt weitergegeben, ist zu erwarten, dass sich das Gesundheitsamt noch an den Arbeitgeber/OE wendet?
    • Nein: Mitarbeiter/in fragen, ob im möglichen infektiösen Zeitraum (48 h-Regelung) Kontakte am Arbeitsplatz waren, die ein hohes Ansteckungsrisiko bedingen (s.o.).
  • OE-Leitung wendet sich an MED, erläutert die bisher ermittelten Fakten, MED berät
    • Personen, die sehr wahrscheinlich als enge Kontaktperson einzustufen sind, werden von der OE- oder Abteilungs-/Gruppenleitung informiert und auf einer Liste erfasst (Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer), Liste wird bei Anfrage des Gesundheitsamtes an dieses verschlüsselt übermittelt.

Wichtiger Hinweis: Bei vom Gesundheitsamt angeordneter Quarantäne sind die Fehlzeitmeldung (bitte unbedingt mit Hinweis Quarantäne) und Kopie der Quarantäneanordnung an die Zeitwirtschaft zu senden.

Möglichkeit der Tätigkeit  im Homeoffice während der Quarantäne:

Wird während der Quarantäne im Homeoffice gearbeitet, wird das Entgelt weiterbezahlt. Zeiten im mobilen Arbeiten müssen über die/den Vorgesetzte/n der Zeitwirtschaft oder ESS gemeldet werden.

Wenn ein/e Mitarbeiter/in zwar in Quarantäne, aber nicht krank ist, muss sie/er, wenn sie/er die Möglichkeit dazu hat, von zu Hause aus arbeiten. Bei Mitarbeiter/innen, die bereits eine nach der Dienstvereinbarung genehmigte Telearbeit haben oder in den letzten Monaten im (erweiterten) Homeoffice arbeiten, sollte dies möglich sein.

Ggfs. ist auch zu prüfen, ob es möglich ist, dem/der MA in so einem Fall die nötigen Arbeitsmittel –ohne Kontakt – nach Hause zu bringen.

Dies ist wichtig, für den Antrag auf Erstattung für den Verdienstausfall wegen Quarantäne, da hier  folgende Frage vom KIT beantwortet werden muss: Ich bestätige, dass der/die vorgenannte Arbeitnehmer/in während des Tätigkeitsverbots bzw. der Absonderung keine Möglichkeit hatte, die Arbeit zur Gänze von zu Hause auszuüben. Ja/Nein

Keine Möglichkeit der Tätigkeit im Homeoffice:

Sind die übertragenen Tätigkeiten nicht für die Erledigung im Homeoffice geeignet, sind Vorgesetzte in solchen Fällen aufgefordert, zu prüfen, inwiefern nicht doch Aufgaben für mobiles Arbeiten definiert werden können (z.B. Fortbildungen, Jahresunterweisungen bearbeiten etc.). Ist nach Prüfung durch den/die Vorgesetze/n eine Aufgabenerledigung im Homeoffice nicht möglich, ergibt sich zwar ein Verdienstausfall, aber die Mitarbeiter/innen erhalten für ihren Nettoverdienstausfall eine 100%ige Entschädigung. Die Mitarbeiter/innen haben somit keinen Verlust im Überweisungsbetrag.

English version

Tracking of Contact Persons at KIT

On March 31, 2021, the Robert Koch Institute adopted a stricter definition of contacts due to the far higher contagiousness of the predominant British variant. From now on, the term "close contacts" will be applied exclusively. Contact persons of category 1 or 2 will no longer exist.

Due to the currently high workload of the Health Authorities (Gesundheitsamt), persons often have to wait long until they are informed about their test results (several days). As a consequence, infected persons are identified too late and may have infected other persons already. 

Close contacts, hence, are informed late, the quarantine order is delayed, and potentially infectious contact persons are not isolated at the earliest possible time.

Below, you will therefore find recommendations as to what to do in case of an expected grouping of close contacts, but still pending notification by the Health Authority.

Employees who presumably are close contacts: Upon agreement with MED, superiors prohibit presence at KIT and urgently recommend self-isolation at home for 14 days (in analogy to the quarantine ordered by the Health Authority), unless another order is given by the Health Authority in the meantime.

Employees without any close contacts may continue to come to KIT. But: They have to be informed about COVID-19. Superiors have to recommend them to reduce contacts and to inform them about what to do when symptoms develop.

Start of the Infectious Time Interval for Tracking Contact Persons:  

A positively tested employee has symptoms:
The relevant contacts are those that happened 48 hours or less before occurrence of first symptoms.

A positively tested employee has no symptoms:
If no information on the source of infection of the asymptomatic case is available, contacts have to be tracked for the time interval starting 48 hours before the swab.

What are close contacts?

  • Close contact (<1.5 m, near field) for more than 10 minutes without adequate protection (adequate protection = the infected person and the contact always and correctly wear a mouth-nose protection or FFP2 mask).
  • Conversation with the infected person (irrespective of its duration).
  • For more than 10 minutes, the contact and the infected person stay in the same room with a probably high concentration of infectious aerosols. The distance between the contact and the infected person and the fact of whether a mouth-nose protection or FFP2 mask is worn always and correctly are of no relevance.

Recommendation by RKI for close contacts:

Self-isolation at home for 14 days (quarantine). It is not possible to shorten the quarantine by providing proof of a negative test result.

Example:

An employee informs her/his organizational unit that she/he was tested positively for SARS-CoV-2.

The head of the organizational unit or the responsible head of department/group talks to the sick/infected employee

  1. to obtain her/his agreement that close contacts and MED are informed (confirmation of the employee by email is better than just an oral agreement);
  2. to find out when the period of relevance to contacts at the workplace started (48 h rule, see above);
  3. to find out whether the responsible Health Authority has contacted the sick/infected employee already.
  • Yes: Has the employee already provided information on contact persons at the workplace? Do we have to expect that there are close contacts? If yes, who? Has the employee already forwarded contact data to the Health Authority? Does it have to be expected that the Health Authority will contact the employer/organizational unit?
  • No: Ask the employee for contact persons at the workplace during the potentially infectious period (48 h rule) with a high risk of infection (see  above).
  • The head of the organizational unit contacts MED and informs MED about the facts determined. MED will give advice.
    • Persons, who most probably will be classified close contact will be informed by the head of the organizational unit / department / group and entered into a list (last name, first name, address, telephone number). At the Health Authority’s request, this list will be sent to the Health Authority in encrypted form. 

Important: In the case of a quarantine ordered by the Health Authority, the notification of absence (Fehlzeitmeldung) bearing the word Quarantäne (Quarantine) and the copy of the quarantine order must be sent to the Time Management Group (Zeitwirtschaft, PSE):

Possibility of work from home during quarantine:

If employees work from home during quarantine, payment of the salary will continue. The times of work from home must be notified to the Time Management Group (Zeitwirtschaft) or ESS via the superior.

If an employee is in quarantine, but not sick, she/he is obliged to work from home, if possible. For employees, who have been permitted to do telework according to the service agreement or who worked from home (extended work from home) in the past months, this is supposed to be possible.

If necessary, it must be checked whether the necessary equipment can be brought to the employee’s home – without contact.

This is important when applying for the compensation of the loss of salary due to the quarantine, as KIT has to answer the following question: I confirm that the employee during quarantine or self-isolation had no possibility to work entirely from home. Yes / No.

No possibility of work from home:

If the activities usually executed by the employee are not suited for work from home, superiors have to check whether other tasks can be defined for mobile work instead (e.g. trainings, joining annual instructions, etc.). If the superior finds that work cannot be carried out from home, the salary will be lost. However, the employees will receive a 100% compensation of their net loss of salary. This means that the amount transferred to the employee’s account will remain the same.