Medizinische Dienste (MED)

Kontaktpersonenermittlung am KIT

Empfehlung aufgrund begrenzter Testkapazitäten und Überlastung der Gesundheitsämter bei aktuell hoher Infektionszahl:

English version below

Aufgrund der Überlastung der Gesundheitsämter (GA) gibt es häufig längere Wartezeiten bis zur Information über die Testergebnisse (mehrere Tage). Dies hat zur Folge, dass infektiöse Personen dadurch spät erkannt werden und u.U. bereits weitere Personen infiziert haben.

Kontaktpersonen der Kat. I werden somit ggf. verspätet informiert, die Quarantäneanordnung verzögert sich, potentiell selbst bereits infektiöse Kontaktpersonen werden nicht zum frühestmöglichen Zeitpunkt isoliert.
 

Daher geben wir Ihnen hiermit eine Empfehlung an die Hand, um bei zu erwartender Eingruppierung von Kontaktpersonen in Kategorie I sowie II, aber noch ausstehender Mitteilung des Gesundheitsamtes handlungsfähig zu sein:

Beschäftigte, die voraussichtlich Kontaktpersonen der Kategorie I sind: Die Vorgesetzen untersagen nach Absprache mit MED die Anwesenheit am KIT und raten nachdrücklich zur häuslichen Isolation für 14 Tage an (analog zur Quarantäne durch das Gesundheitsamt), sofern zwischenzeitlich keine anders lautende Anordnung durch das Gesundheitsamt erfolgt. 

Beschäftigte, die voraussichtlich Kontaktpersonen der Kategorie II (RKI) sind, können weiterhin ans KIT kommen. Aber: Information zu COVID-19, Empfehlung zu Kontaktreduktion durch die Vorgesetzten und Vorgehen bei eintretender Symptomatik.

Bitte beachten Sie hierzu die folgende Einordnung von Kontaktpersonen in Kategorien:

  1. Es wird unterschieden nach Kontaktpersonen der Kategorie I, II und III:  Kat. III ist nur für medizinisches Personal anzuwenden
  2. Unmittelbare Konsequenz für den Arbeitsplatz hat die Eingruppierung in Kat. I: Hier erfolgt eine 14-tägige Quarantäneanordnung durch das Gesundheitsamt. Dabei ist eine möglichst schnelle Umsetzung anzustreben, um Ansteckungen im Umfeld zu vermeiden. Da diese schnelle Umsetzung bei Überlastung der Gesundheitsämter oft nicht möglich ist, soll die KIT-interne KP-Ermittlung dazu beitragen, mögliche Infektionen zu vermeiden.
  3. Bei der Kontaktpersonenermittlung ist nur das relevante infektiöse Zeitintervall von Relevanz
  4. Kriterien für die Unterscheidung von Kat. I-Personen (mit Konsequenzen für das direkte weitere Vorgehen) und Kat. II-Personen (für den Arbeitsplatz wahrscheinlich ohne Konsequenzen) beachten.
     

Erläuterung zu den o.g. Punkten:

Ad 3: Für Kontaktpersonenermittlung definierter Beginn des infektiösen Zeitintervalls:

Positiv getestete/r Mitarbeiter/in hat Symptome:
Relevant sind die Kontakte, ab 48 Stunden vor Auftreten der ersten Symptome.

Positiv getestete/r Mitarbeiter/in hat keine Symptome:
Wenn keine weiteren Informationen zur Infektionsquelle des asymptomatischen Falls vorliegen, sind Kontakte für das Zeitintervall von 48h vor Entnahme des Abstrichs nachzuverfolgen.

Ad 4: Kriterien zu Einstufung in Kategorie I bzw. II-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen (Kat. I), hohes Infektionsrisiko, wenn

  • Abstand <1,5 m für mehr als 15 min (am Stück oder kumulativ) ohne wirksame Schutzmaßnahmen (adäquater MNS), z.B. gehört dazu auch gemeinsames Essen bei Sitzabstand < 1,5 m.
  • Gemeinsamer Aufenthalt mit einem infektiösen Fall für mehr als 30 min in einem unzureichend gelüfteten Raum (u.a. abhängig von Raumgröße, Personenzahl, Aktivität, z.B. lautes Sprechen, Singen).
  • Falls mindestens ein Kriterium ab Beginn des vermuteten infektiösen Zeitintervalls zutrifft: Einstufung der Kontaktperson in Kategorie I durch das Gesundheitsamt ist zu erwarten.

Kontaktpersonen (Kat. II), geringes Infektionsrisiko, wenn

Keine Exposition wie unter Kontaktkategorie I beschrieben, Exposition aber trotzdem möglich, z.B.

  • Abstand < 1,5 m, aber unter 15 Minuten.
  • Quellfall und Kontaktperson haben geeigneten MNS durchgehend und korrekt in Situationen getragen, in denen 1,5 m Mindestabstand nicht eingehalten werden konnte.
  • Nur kurzzeitiger Aufenthalt (< 30 min) in einem schlecht gelüfteten Raum bei Anwesenheit einer infektiösen Person.

Vom RKI empfohlenes Management von Kontaktpersonen der Kategorie I:
Häusliche Absonderung für 14 Tage (Quarantäne).

Empfohlenes Vorgehen für das Management von Kontaktpersonen der Kategorie II (RKI):
Keine Quarantäneanordnung, aber durch Gesundheitsamt optional möglich: Information zu COVID-19, Empfehlung zu Kontaktreduktion und Vorgehen bei eintretender Symptomatik. Können ganz normal ans KIT kommen.

Fallkonstellation:

Mitarbeiter/in teilt seiner OE mit, dass er/sie positiv auf SARS-CoV-2 getestet wurde

OE-Leitung oder der zuständige Abteilungs-/Gruppenleitung klärt mit dem/der erkrankten/infizierten Mitarbeiter/in

  • Einverständnis, dass Kontaktpersonen (Kat. I und nur diese) und MED informiert werden (Bestätigung des/der Mitarbeiter/in per E-Mail besser als nur mündliche Äußerung).
  • Wann der für Kontakte am Arbeitsplatz relevante Zeitraum begonnen hat (48 h-Regelung, s. oben Ad 3).
  • Ob das zuständige Gesundheitsamt sich bereits bei dem/der erkrankten/infizierten Mitarbeiter/in gemeldet hat.
    • Ja: hat der/die Mitarbeiter/in bereits Angaben zu Kontaktpersonen am Arbeitsplatz gemacht, ist aufgrund der Angaben zur erwarten, dass es Kontaktpersonen der Kat. I gibt? Wenn ja, welche, hat der/die Mitarbeiter/in schon Kontaktdaten ans Gesundheitsamt weitergegeben, ist zu erwarten, dass sich das Gesundheitsamt noch an den Arbeitgeber/OE wendet?
    • Nein: Mitarbeiter/in fragen, ob im möglichen infektiösen Zeitraum (48 h-Regelung) Kontakte am Arbeitsplatz waren, die ein hohes Ansteckungsrisiko bedingen (s.o.Ad4)
  • OE-Leitung wendet sich an MED, erläutert die bisher ermittelten Fakten, MED berät
    • Personen, die sehr wahrscheinlich als Kontaktpersonen Kat. I einzustufen sind, werden von der OE- oder Abteilungs-/Gruppenleitung informiert, und auf einer Liste erfasst (Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer), Liste wird bei Anfrage des Gesundheitsamtes an dieses verschlüsselt übermittelt.

Wichtiger Hinweis: Bei vom Gesundheitsamt angeordneter Quarantäne sind die Fehlzeitmeldung (bitte unbedingt mit Hinweis Quarantäne) und Kopie der Quarantäneanordnung an die Zeitwirtschaft zu senden.

Möglichkeit der Tätigkeit  im Homeoffice während der Quarantäne:

Wird während der Quarantäne im Homeoffice gearbeitet, wird das Entgelt weiterbezahlt. Zeiten im mobilen Arbeiten müssen über die/den Vorgesetzte/n der Zeitwirtschaft oder ESS gemeldet werden.

Wenn ein/e Mitarbeiter/in zwar in Quarantäne, aber nicht krank ist, muss sie/er, wenn sie/er die Möglichkeit dazu hat, von zu Hause aus arbeiten. Bei Mitarbeiter/innen, die bereits eine nach der Dienstvereinbarung genehmigte Telearbeit haben oder in den letzten Monaten im (erweiterten) Homeoffice arbeiten, sollte dies möglich sein.

Ggfs. ist auch zu prüfen, ob es möglich ist, dem/der MA in so einem Fall die nötigen Arbeitsmittel –ohne Kontakt – nach Hause zu bringen.

Dies ist wichtig, für den Antrag auf Erstattung für den Verdienstausfall wegen Quarantäne, da hier  folgende Frage vom KIT beantwortet werden muss: Ich bestätige, dass der/die vorgenannte Arbeitnehmer/in während des Tätigkeitsverbots bzw. der Absonderung keine Möglichkeit hatte, die Arbeit zur Gänze von zu Hause auszuüben. Ja/Nein

Keine Möglichkeit der Tätigkeit im Homeoffice:

Sind die übertragenen Tätigkeiten nicht für die Erledigung im Homeoffice geeignet, sind Vorgesetzte in solchen Fällen aufgefordert, zu prüfen, inwiefern nicht doch Aufgaben für mobiles Arbeiten definiert werden können (z.B. Fortbildungen, Jahresunterweisungen bearbeiten etc.). Ist nach Prüfung durch den/die Vorgesetze/n eine Aufgabenerledigung im Homeoffice nicht möglich, ergibt sich zwar ein Verdienstausfall, aber die Mitarbeiter/innen erhalten für ihren Nettoverdienstausfall eine 100%ige Entschädigung. Die Mitarbeiter/innen haben somit keinen Verlust im Überweisungsbetrag.

English version

Tracking of Contact Persons at KIT

Recommendation due to Limited Testing Capacities and High Workload of Health Authorities as a Result of the Currently High Number of Infections:


Due to the currently high workload of the Health Authorities (Gesundheitsamt), persons often have to wait long until they are informed about their test results (several days). As a consequence, infected persons are identified too late and may have infected other persons already. 

Contact persons of category I (RKI), hence, are informed late, the quarantine order is delayed, and potentially infectious contact persons are not isolated at the earliest possible time.

Below, you will therefore find recommendations as to what to do in case of an expected grouping of contact persons into categories I and II, but still pending notification by the Health Authority.

Employees who presumably are contact persons of category I (RKI): Upon agreement with MED, superiors prohibit presence at KIT and urgently recommend self-isolation at home for 14 days (in analogy to the quarantine ordered by the Health Authority), unless another order is given by the Health Authority in the meantime.

Employees who presumably are contact persons of category II (RKI) may continue to come to KIT. But: They have to be informed about COVID-19. Superiors have to recommend them to reduce contacts and to inform them about what to do when symptoms develop.

Categories of contact persons:

  1. Contact persons of categories I, II, and III (RKI) are distinguished: Category III applies to medical staff only.
  2. Category I has direct consequences for the workplace: Quarantine for 14 days is ordered by the Health Authority. This order should be obeyed as rapidly as possible in order to prevent infections in the surroundings. As rapid implementation often is impossible due to the high workload of the Health Authorities, internal tracking of contact persons at KIT is to contribute to preventing potential infections.
  3. When tracking contact persons, the infectious time interval is of relevance only.
  4. Observe the criteria for the distinction between category-I persons (with consequences for further proceedings) and category-II persons (probably without any consequences for the workplace).

Further Explanations

Ad 3: Start of the Infectious Time Interval for Tracking Contact Persons:  

A positively tested employee has symptoms:
The relevant contacts are those that happened 48 hours or less before occurrence of first symptoms.

A positively tested employee has no symptoms:
If no information on the source of infection of the asymptomatic case is available, contacts have to be tracked for the time interval starting 48 hours before the swab.

Ad 4: Criteria for Category-I or Category-II Contact Persons (RKI)

Contact persons of category I (RKI) have a high risk of infection, if

  • the distance was <1.5 m for more than 15 min (without interruption or cumulative) without taking any effective protective protection measures (adequate mouth-nose protection), such as eating together with the seats being less than 1.5 m apart;
  • they stayed with an infectious person in an insufficiently aired room for more than 30 minutes (depending on the room size, number of persons, activity, e.g. loud speaking, singing).
  • If at least one criterion applies as of the beginning of the suspected infectious time interval: The contact person is expected to be grouped into category I (RKI) by the Health Authority.

Contact persons of category II (RKI) have a low risk of infection, if

no exposure takes place as described under contact category I (RKI), but exposure is still possible, e.g.

  • distance < 1.5 m, but for less than 15 minutes;
  • the source case and the contact person correctly wore an appropriate mouth-nose protection in situations in which the minimum distance of 1.5 m was not observed;
  • they stayed with an infectious person in a badly aired room for a short time only (< 30 min).

Recommendation by RKI for contact persons of category I:
Self-isolation at home for 14 days (quarantine).

Recommendation for the management of contact persons of category II (RKI):
No direct quarantine order, but quarantine might be ordered optionally by the Health Authority. Information on COVID-19, recommendation to reduce contacts, and information on what to do in case of symptoms. These persons may come to KIT as usual.

Example:

An employee informs her/his organizational unit that she/he was tested positively for SARS-CoV-2.

The head of the organizational unit or the responsible head of department/group talks to the sick/infected employee

  1. to obtain her/his agreement that contact persons (of category I only) and MED are informed (confirmation of the employee by email is better than just an oral agreement);
  2. to find out when the period of relevance to contacts at the workplace started (48 h rule, see Ad 3 above);
  3. to find out whether the responsible Health Authority has contacted the sick/infected employee already.
  • Yes: Has the employee already provided information on contact persons at the workplace? Do we have to expect that there are contact persons of category I? If yes, who? Has the employee already forwarded contact data to the Health Authority? Does it have to be expected that the Health Authority will contact the employer/organizational unit?
  • No: Ask the employee for contact persons at the workplace during the potentially infectious period (48 h rule) with a high risk of infection (see Ad 4 above).
  • The head of the organizational unit contacts MED and informs MED about the facts determined. MED will give advice.
    • Persons, who most probably will be classified contact persons of category I (RKI) will be informed by the head of the organizational unit / department / group and entered into a list (last name, first name, address, telephone number). At the Health Authority’s request, this list will be sent to the Health Authority in encrypted form. 

Important: In the case of a quarantine ordered by the Health Authority, the notification of absence (Fehlzeitmeldung) bearing the word Quarantäne (Quarantine) and the copy of the quarantine order must be sent to the Time Management Group (Zeitwirtschaft, PSE):

Possibility of work from home during quarantine:

If employees work from home during quarantine, payment of the salary will continue. The times of work from home must be notified to the Time Management Group (Zeitwirtschaft) or ESS via the superior.

If an employee is in quarantine, but not sick, she/he is obliged to work from home, if possible. For employees, who have been permitted to do telework according to the service agreement or who worked from home (extended work from home) in the past months, this is supposed to be possible.

If necessary, it must be checked whether the necessary equipment can be brought to the employee’s home – without contact.

This is important when applying for the compensation of the loss of salary due to the quarantine, as KIT has to answer the following question: I confirm that the employee during quarantine or self-isolation had no possibility to work entirely from home. Yes / No.

No possibility of work from home:

If the activities usually executed by the employee are not suited for work from home, superiors have to check whether other tasks can be defined for mobile work instead (e.g. trainings, joining annual instructions, etc.). If the superior finds that work cannot be carried out from home, the salary will be lost. However, the employees will receive a 100% compensation of their net loss of salary. This means that the amount transferred to the employee’s account will remain the same.